Закрыть окно
Список других документов ПЭВМ "Агат"
Закрыть окно
Список других документов ПЭВМ "Агат"
.ктФг.00027-01 91 02
.сс
.цв
1. НАЗНАЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД)
.ов
Система управления базами данных предназначена для создания и ведения различного рода баз данных (БД) и обеспечивает ввод, хранение, редактирование и поиск данных, а также вывод необходимой информации на печатающее устройство. Может быть использована при решении широкого круга задач, связанных с хранением и обработкой данных, таких как учет кадров, библиотечное дело, справочник специалиста.
.цв
2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ СУБД
.ов
2.1. Основные понятия
База данных (БД) состоит из записей, количество которых неограничено. Запись делится на страницы (от 1 до 40). Каждая страница может иметь от 1 до 8 дополнительных страниц. На каждой странице расположены поля, каждому из которых отведено определенное место. Поле характеризуется именем, типом и конкретным содержанием.
Все вышесказанное удобно пояснить на примере картотеки отдела кадров любого учреждения. Такая картотека содержит большое количество карточек личного учета, заводимых на каждого сотрудника, называемых в дальнейшем записью. Запись делится на отдельные страницы (каждая страница занимает один экран). В каждую запись по установленному образцу (по графам) заносятся сведения о сотруднике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, стаж работы, дата поступления на работу, должность, оклад и др. Каждая такая графа будет называться полем записи. Поле характеризуется именем поля (наименованием графы) и непосредственно содержанием.
В записи могут присутствовать поля, в которые должна многократно заноситься однотипная информация, например поля: ГОД, МЕСЯЦ УХОДА В ОТПУСК, КОЛ-ВО ДНЕЙ В ОТПУСКЕ - будут заполняться каждый год. В этом случае можно не заводить самостоятельные группы полей для каждого отпуска, а создать массив. Любой массив - это как бы двумерная матрица, столбцы которой являются именами полей, а по строкам заносятся сведения, относящиеся к каждому полю (смотри п.п.4.3.3.).
Поиск нужной информации можно организовать по любой строке этой матрицы, а новые сведения заносить в конец указанных полей.
2.2. Типы данных
В поля вносится различная информация, набираемая с клавиатуры ЭВМ. Это могут быть числа, тексты, знаки. Каждому полю присваивается определенный тип, позволяющий СУБД определять, какие конкретные операции можно производить над введенными туда данными. В СУБД предусмотрены четыре типа полей, которые называются ТЕКСТ, ДАТА, ЧИСЛО, ПЕРЕЧЕНЬ и обозначаются этими именами целиком или первой буквой имени. ТЕКСТОМ является любой произвольный набор символов, ограниченный только размером поля. При обработке таких полей СУБД может только проверять наличие или отсутствие в них конкретных символов и их комбинаций. ДАТА всегда должна задаваться числом, месяцем, годом в следующем формате чч.мм.гг. Разделителем служит знак ".". Незначащие нули можно опускать.
ВНИМАНИЕ: для каждой заведенной базы данных значение года в типе ДАТА всегда должно вводиться одинаково: или двумя последними, или всеми четырьмя цифрами.
Таким образом 15 января 1988г. можно записать четырьмя способами: 15.01.1988, или 15.1.1988, или 15.01.88, или 15.1.88, но в каждой базе придерживайтесь одного вида записи. При этом в системе одинаковой датой считается 15.01.1988 и 15.1.88, а также 15.01.88 и 15.1.88.
ЧИСЛОМ является строка, состоящая из любых числовых символов и знаков "+", "-", ".", "Е" (показатель степени), по длине не превосходящая 128 символов. Над ЧИСЛАМИ и ДАТАМИ СУБД может проводить операции сравнения (равенство, больше или меньше), а также проверку принадлежности числовому интервалу.
ПЕРЕЧЕНЬ - это текст, перечисляющий ограниченный набор возможных значений данного поля (например: член ВЛКСМ, член КПСС, беспартийный). Он создается в специальном режиме "СОЗДАНИЕ ПЕРЕЧНЯ".
Во время ведения БД ПЕРЕЧЕНЬ можно дополнять. Над типом ПЕРЕЧЕНЬ можно совершать те же операции, что и над типом ТЕКСТ.
До начала создания базы данных продумайте, какие поля и массивы должны быть в записи. После частичного заполнения базы вы уже не сможете изменить типы полей и их количество.
2.3. Хранение данных
Данные хранятся на гибком магнитном диске (ГМД). Если база данных большая и не умещается на одном ГМД, система позволяет продолжить ее на другом диске (количество ГМД не должно превышать 255).
Используя назначенное Вами имя БД, СУБД организует на ГМД отдельные файлы, совокупность которых и составляет БД .
2.4. Этапы работы с СУБД
Работа с системой состоит из следующих этапов:
- сначала создается пустая форма записи.
- в записи, начиная с первой, вносятся различные данные. В БД всегда можно внести дополнительные записи.
- в случае необходимости все созданные записи можно просмотреть, внести в любую из них изменения или вывести на печатающее устройство.
- можно найти и вывести на экран или печатающее устройство все записи, удовлетворяющие определенным критериям.
2.5. Загрузка СУБД
Включите ПЭВМ "АГАТ" и вставьте в накопитель (в дисковод) ГМД КПОН1. С появлением на экране меню стрелкой "вверх" или "вниз" подведите курсор на СУБД и нажмите "ввод". Осуществится загрузка СУБД и на экране ВКУ появится заголовок системы, список основных режимов работы (Меню), а внизу - просьба указать имя файла (см. рис. 1).
.ао0
---------------------------------------
! !
! МЕНЮ: !
! СОЗДАНИЕ ФОРМЫ !
! ДОБАВЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ !
! ПРОСМОТР ЗАПИСЕЙ !
! ПОИСК ЗАПИСЕЙ !
! СОЗДАНИЕ ПЕРЕЧНЯ !
! !
! !
! !
! !
! УКАЖИТЕ ИМЯ Б.Д. !
! !
---------------------------------------
Рис. 1
.нф
.ов
Если система не вышла на такое изображение, то выньте ГМД, выключите ПЭВМ и повторите всю загрузку снова. Если не получилось 2-3 раза подряд, то неисправны или ПЭВМ, или ГМД.
2.6. Работа с Меню
Все режимы, имеющиеся в СУБД, вызываются из Меню, (списка режимов).
При выборе режима работы СУБД сначала вставьте в дисковод ГМД с нужной базой данных и укажите ее имя в последней строке рядом с надписью "УКАЖИТЕ ИМЯ ФАЙЛА". Позиция последнего допустимого символа отмечена знаком "-".
Если Вы не уверены, находится ли нужная БД на конкретном ГМД, то сначала просмотрите КАТАЛОГ, т.е. оглавление ГМД. Для этого, вставив ГМД в дисковод, нажмите клавишу "4" функциональной зоны клавиатуры. На экране появятся имена файлов, хранящиеся на данном ГМД. Если каталог длинный, и на экране помещается только его часть, то для продолжения просмотра нажмите любую клавишу. Когда весь каталог прочитан, то, нажав любую клавишу, можно возвратиться в Меню. Если нужного имени БД нет, то таким же образом просмотрите каталог следующего ГМД.
Если ваша ПЭВМ оснащена двумя дисководами, то после указания имени БД надо поставить запятую, а потом указать дисковод, в котором находится ГМД с базой данных (D1 - первый дисковод, D2 - второй), например, "кадры,D2". Каталог можно смотреть только на том дисководе, который является рабочим в данный момент.
Указав имя БД, выберите нужный Вам режим работы, перемещая курсор (желтую полосу) по Меню клавишами "2" и "5" функциональной зоны клавиатуры ("2" - движение ВВЕРХ, а "5" - ВНИЗ). Запуск выбранного режима осуществляется нажатием клавиши ВВОД. Если БД с указанным именем отсутствует на ГМД, то появится сообщение "ФАЙЛ НЕ НАЙДЕН". Указатель позиции имени БД переместится в начало имени. Вставьте другой ГМД с БД и снова нажмите клавишу ВВОД.
Если Ваша БД располагается на нескольких ГМД, то появится запрос: "ВСТАВЬТЕ ДИСК N". Вставьте нужный ГМД и нажмите любую клавишу.
2.7. Общие принципы диалога с СУБД
Работа с базой данных всегда начинается с загрузки СУБД, выхода в Меню, указания имени определенной БД, выбора в Меню требуемого режима и загрузки БД. Дальнейшая работа происходит в конкретном режиме. Для перехода из одного режима в другой закончите работу с тем режимом, в котором Вы находитесь, вернитесь в Меню и сделайте новый выбор. Если при этом Вы продолжаете работать с той же БД, то ее имя не надо указывать второй раз. Если перед возвратом в Меню Вы записывете внесенные в записи изменения и дополнения в БД, то старое содержание записей уничтожается. Если Вы не хотите сохранять внесенные изменения, то можно прервать работу в режиме и вернуться в Меню. Для этого нажмите клавишу 9 на функциональной зоне клавиатуры или клавиши УПР-СБР.
Перед выключение ПЭВМ всегда возвращайтесь в Меню.
При работе в каждом конкретном режиме его наименование всегда высвечивается в верхней строке экрана. В нижних информационных строках указывается номер записи, выведенной на экран, номер страницы и тип поля, на котором стоит курсор. Здесь же появляются сообщения об ошибках. Номер записи присваивается автоматически. Он соответствует порядковому номеру записи в БД. Количество страниц определяется при создании формы записи до начала заполнения БД и не меняется в процессе ее ведения. Но если для какой-либо информации тербуется больше места, чем ей было первоначально отведено, то Вы можете к каждой существующей странице создать до 8 дополнительных, обозначаемых точкой и ее порядковым номером, проставляемым после номера основной страницы. Например, 3.5 означает, что на экране высвечена пятая дополнительная страница, являющаяся дублем страницы 3. Расположение полей на всех таких страницах полностью совпадает.
Для листания основных страниц ВПЕРЕД - нажимайте клавишу F2, НАЗАД - клавишу F1. Для листания страниц-дубликатов ВПЕРЕД нажимайте клавишу УПР и, не отпуская ее, клавишу "К", НАЗАД - клавиши УПР и "J".
ВНИМАНИЕ: одновременное нажатие клавиш в дальнейшем будет обозначаться знаком "-", например УПР-К.
Любую страницу записи можно распечатать, нажав клавишу РЕД.
Работая с СУБД, Вы можете в любой момент просмотреть КАТАЛОГ ГМД, нажав клавишу "4" функциональной зоны клавиатуры. Просмотрев КАТАЛОГ, Вы вернетесь в режим, в котором работали, нажав любую клавишу.
В каждом режиме с БД производятся некоторые операции (например, корректировка и изменение записей, добавление новых и т.д.). Для ознакомления с используемыми конкретными операциями можно получить ПОДСКАЗКУ по нажатию клавиш УПР-И.
Для выхода из подсказки нажмите любую клавишу.
Информация в поля заносится с помощью алфавитно-цифровых клавиш клавиатуры. Можно использовать как русский, так и латинский алфавиты, причем при выводе на печатающее устройство все буквы будут ЗАГЛАВНЫМИ.
ВНИМАНИЕ: Русский алфавит включается нажатием клавиш РУС-РЕГ, латинский - ЛАТ-РЕГ.
Для ввода чисел пользуйтесь только алфавитно-цифровой зоной клавиатуры.
Перемещать курсор по экрану в пределах "окна", отведенного под данное поле, надо с помощью стрелок и клавиши ВВОД. При этом Вы не можете изменить или испортить наименования полей или их типы. В каждое поле надо вносить только те данные, которые соответствуют типу этого поля. Для полей типа "ЧИСЛО", "ДАТА", "ПЕРЕЧЕНЬ" в одном поле можно указывать несколько значений, тогда между ними нужно оставлять пробел. При заполнении полей, относящихся к массиву отдельные данные в поле надо разделять знаком ";". СУБД не соблюдает правил переноса слов или чисел с одной строки на другую, поэтому в конце строки сами ставьте знак переноса или оставляйте пробелы. Переход на следующую строку поля происходит автоматически, когда курсор достигает конца строки, по которой он перемещается. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиш функциональной зоны клавиатуры: "0" - к предыдущему полю и "." - к последующему.
Если Вы заполняете поле типа ПЕРЕЧЕНЬ, то не надо набирать конкретные, составляющие его пункты, т.к. они уже хранятся в БД. Вы должны, встав курсором на это поле, просмотреть все значения и оставить на экране нужное. Для просмотра перечня ВПЕРЕД - нажимайте клавишу 8 функциональной зоны клавиатуры, НАЗАД - клавишу 7 той же зоны. Если Вы исчерпали список значений, то при дальнейшем нажатии клавиши 8 ничего высвечиваться не будет. Если Вы пытаетесь с помощью клавиши 7 сдвинуться левее первого имени, то оно продолжает высвечиваться на экране. Если в перечне имеется много элементов, то можно осуществить быстрый поиск, для этого введите несколько символов нужного значения (можно ввести 1 символ) и нажмите клавиши УПР-N. В поле появится первое значение, имеющее заданные начальные символы. Для перехода к следующему значению с этими же знаками нажмите клавишу УПР-N. Полем типа ПЕРЕЧЕНЬ можно пользоваться и как полем типа ТЕКСТ, дополняя имеющиеся пункты текстовой информацией, например, если есть пункт в перечне ЧЛЕН КПСС, то можно дополнить его текстом "с такого-то года".
.стсубд2:инстр.пользов.